Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia?

Występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?
Zapraszamy do Izby Gospodarczej Północnej Wielkopolski, gdzie nasi eksperci odpowiedzą na Twoje pytania od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00*.

Podstawa prawna

Czynności legalizacyjne są dokonywane przez Izbę Gospodarczą Północnej Wielkopolski na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Izby Gospodarczej Północnej Wielkopolski.

Rodzaje legalizowanych dokumentów handlowych

Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, m.in.: dokumenty autorstwa wnioskodawcy, świadectwa i zaświadczenia urzędów państwowych i samorządowych.

Rodzaje legalizowanych przez Izbę Gospodarczą Północnej Wielkopolski dokumentów:

  • Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
  • Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
  • Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
  • Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
  • Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.

Dokumenty niepodlegające legalizacji przez IGPW

  • Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
  • Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
  • Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
  • Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
  • Długo i krótko terminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
  • Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
  • Wydruki, kserokopie lub nie podpisane dokumenty.
  • Kserokopie za zgodność z oryginałem.
  • Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
  • Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie) , których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
  • Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy,  pełnomocnictwa oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym.
  • Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania i zaistnieniu okoliczności siły wyższej.

Uwierzytelnienie eksportera

Przedsiębiorca występujący do Izby Gospodarczej Północnej Wielkopolski o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

1.Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:

  • aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
  • lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
  • lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.

2.Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON

  • aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

3.Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)

  • kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

4.Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:

  • wzoru podpisu w obecności przedstawiciela IGPW na specjalnym formularzu lub,
  •  wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
  •  kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,

Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa  może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.
Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Izba Gospodarcza Północnej Wielkopolski zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla IGPW.

Krok po kroku

  1. UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA
    Eksporter przekazuje do IGPW komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.
    W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w IGPW informacji, Eksporter kontaktuje się drogą elektroniczną: biuro@izba.pila.pl lub telefonicznie pod numerem: 67 212 30 59
  2. WNIOSKOWANIE
    A. Weryfikacja wniosków i dokumentów
    A.1. Legalizacja dokumentów handlowych
    Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu handlowego. (Wzór wniosku -poniżej)
    Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji IGPW. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych  do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Izby Gospodarczej Północnej Wielkopolski (szczegóły w zakładce „Uwierzytelnienie eksportera”).W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby IGPW należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.
    Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji. Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z IGPW telefonicznie 67 212 30 59 lub drogą elektroniczną biuro@izba.pila.pl
    Upoważniony pracownik IGPW może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do legalizacji.
    B. Wniesienie opłaty przez eksportera
    Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura, a eksporter wnosi na rzecz IGPW obowiązującą opłatę. Aktualny wykaz cen dostępny jest w zakładce (Cennik do pobrania− poniżej).
  3. LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH
    Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik IGPW dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.
    Zalegalizowane przez IGPW dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.

Cennik obowiązujący od 01.07.2023 r. 

Wzór wniosku 

Dalsza legalizacja dokumentów handlowych
W zależności od wymagań zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Izbę Gospodarczą Północnej Wielkopolski mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

Informacje dotyczące legalizacji w MSZ dostępne są na stronie www.msz.gov.pl.
W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl.